Hoe zorg je dat klanten op tijd betalen?
Effectief debiteurenbeheer
Een gezonde cashflow is cruciaal voor elk bedrijf. Een goed debiteurenbeheer helpt je om betalingen tijdig binnen te krijgen en financiële risico’s te beperken. Maar welke betaalopties bied je aan en hoe zorg je dat klanten op tijd betalen? In dit artikel behandelen we effectieve strategieën en wanneer je een incassobureau inschakelt.
Betaalmethoden: vooraf of achteraf?
Klanten kunnen op verschillende manieren betalen. Door diverse betaalopties aan te bieden, vergroot je de kans op tijdige betalingen.
Vooraf betalen
Vooraf betalen heeft als voordeel dat je direct zekerheid hebt over de betaling. Dit kan op verschillende manieren:
- Betaalapps en online betaalmethoden zoals iDEAL, PayPal of creditcard.
- Betaalverzoeken via Tikkie of andere apps, handig voor snelle betalingen.
- Contante betaling, vooral bij fysieke transacties.
Achteraf betalen
Veel bedrijven werken met facturen, zodat klanten achteraf kunnen betalen. Hoewel dit gangbaar is, brengt het risico met zich mee dat de klant te laat of helemaal niet betaalt.
Wat doe je als een klant niet betaalt?
Niet elke klant betaalt op tijd. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals vergeten facturen of financiële problemen. Hoe ga je hier professioneel mee om?
- Stuur een vriendelijke herinnering – Vaak is een klant zich niet bewust van de openstaande factuur. Stuur na de vervaldatum een vriendelijke herinnering via e-mail of telefonisch.
- Herinnering met duidelijke betalingstermijn – Als de betaling uitblijft, stuur je een tweede herinnering met een duidelijke deadline.
- Aanmaning versturen – Geef aan dat er extra kosten kunnen volgen als de betaling niet wordt voldaan.
- Bied een betalingsregeling aan – Indien een klant betalingsproblemen heeft, kan een regeling helpen om alsnog het bedrag te innen.
Wanneer schakel je een incassobureau in?
Blijft de betaling ondanks herhaalde herinneringen uit? Dan is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Dit doe je doorgaans:
- Na 30 tot 60 dagen na de vervaldatum, afhankelijk van je interne beleid.
- Als de klant niet reageert op herinneringen en aanmaningen.
- Wanneer eerdere betalingsafspraken niet worden nagekomen.
Hoe communiceer je dit met de klant?
Laat klanten weten dat je een incassobureau inschakelt om verdere misverstanden te voorkomen. Stuur een laatste schriftelijke waarschuwing waarin je aangeeft dat de zaak wordt overgedragen als er niet binnen een bepaalde periode wordt betaald.
Door een professioneel en gestructureerd debiteurenbeheer te hanteren, verklein je het risico op wanbetaling en zorg je voor een stabiele cashflow. Zorg altijd voor duidelijke betaalafspraken en reageer tijdig bij achterstallige betalingen!
NB: Voordat je aan een opdracht begint, zorg er dan van tevoren voor dat je heldere afspraken met je klant maakt. Dit voorkomt een hoop problemen.
