5 manieren om je urenregistratie bij te houden
Als ZZP-er is het belangrijk dat je jaarlijks aan het criterium van 1250 uren voldoet, om gebruik te maken van gunstige belastingaftrek. Ik hoor vaak: “Uren bijhouden? Dat doe ik later wel.” Maar voordat je het weet, is het december en heb je geen idee meer wat je precies hebt gedaan. Zonde, want het kan je letterlijk duizenden euro’s per jaar schelen.
Wat levert het op?
Als je aan het urencriterium voldoet, heb je recht op de zelfstandigenaftrek. In 2025 is dat € 3.750. Verdien je bijvoorbeeld € 30.000 per jaar, dan betaal je alleen belasting over € 26.250.
Ik doe al sinds 2010 mijn eigen boekhouding en gebruik nog steeds het exceltemplate dat ik in 2012 van mijn boekhouddocente Femke Hogema heb gekregen. Maar inmiddels heb ik begrepen, dat iedere ZZP-er het op zijn of haar eigen manier wil doen om het overzicht te houden. Hier volgen de vijf belangrijkste manieren:
1. Excelsheet als basis
Een eenvoudige Excel of Google Sheet is voor veel ZZP’ers nog steeds de beste start. Maak kolommen aan voor datum, klant, activiteit en aantal uren. Zet er eventueel een draaitabel in voor totaal per week of maand. Voordeel: je hebt alles zelf in de hand. Nadeel: je moet wel zelf alles handmatig invullen. Toch werkt dit prima als je een paar keer per week registreert.
2. Agenda als logboek
Gebruik je digitale of papieren agenda slim. Plan niet alleen afspraken in, maar noteer ook werktijd per taak. Bijvoorbeeld: maandag 09.00–10.00 ‘offerte klant X’. Aan het eind van de week kijk je terug wat je gedaan hebt en zet je de uren over in je administratie. Dit werkt vooral goed als je veel met klanten werkt of structurele taken hebt
3. Klokje op je scherm
Met tools zoals Toggl, Timeular of Clockify kun je live bijhouden waar je tijd naartoe gaat. Je klikt op start als je begint met een taak en op stop als je klaar bent. Het programma rekent zelf de tijd uit. Sommige tools werken met kleuren of een dashboard op je bureaublad. Ideaal als je snel afgeleid raakt en visuele reminders fijn vindt.
4. Aantekeningen in je notitieboek
Ben je van het papieren werk? Dan kun je prima met een ouderwets notitieboek werken. Schrijf dagelijks in steekwoorden op wat je gedaan hebt en hoe lang je eraan werkte. Het is minder nauwkeurig, maar je kunt het later alsnog overzetten in een spreadsheet of boekhoudprogramma. Het voordeel? Je hebt altijd een overzicht bij de hand, ook zonder wifi.
5. Uren bijhouden in je boekhoudprogramma
Gebruik je een online boekhoudtool zoals MoneyMonk, e-Boekhouden, Jortt of Rompslomp? Veel van deze programma’s hebben een ingebouwde urenregistratie. Vaak kun je per klant of project een timer starten, of simpelweg uren toevoegen aan een factuur. Het scheelt tijd én je kunt je administratie in één systeem doen. Zeker handig als je regelmatig aan dezelfde opdrachten werkt.
Met deze vijf methodes kun je zelf kiezen wat bij je past. Combineer gerust meerdere systemen. Het belangrijkste is dat je het volhoudt en dagelijks bijwerkt. Zo hoef je aan het eind van het jaar niet te stressen en haal je zonder gedoe de 1250 uur.
